Avulsos

Os documentos avulsos são novidade na versão 2019 do sistema. Uma das dificuldades detectadas nas versões anteriores era a forma de envio de documentos para o sistema para o usuário que precisa gerar muitos documentos para outros usuários assinarem. Normalmente, esse gerador de documentos precisava enviar cada documento individualmente e já escolher quem assina e em que pasta o documento deveria ser guardado.

Para quem faz um documento é normal, mas quem gera 40 ofícios por dia fica um processo repetitivo e demorado. Pensando em facilitar esse processo, criamos o envio de vários documentos de uma única vez. Assim, o usuário gera seus documentos e ao final, seleciona os mesmos no seu computador e os envia em uma janela em separado.

Abertura do Sistema

Já na tela inicial do sistema foi colocado um botão para enviar vários documentos em lote. Clicando nesse botão, o sistema abre uma janela em separado (permitir que o navegador abra uma janela em separado para que tal funcionalidade possa ser aproveitada) onde será possível selecionar vários documentos no computador para enviar ao sistema. Como a janela está aberta em separada, podemos selecionar os documentos, clicar em enviar e minimizar essa janela para que ela faça seu trabalho e libere as outras funcionalidades do sistema para que se possa seguir trabalhando em outras tarefas.

Documentos enviados com sucesso.

Observe que nesse caso, não podemos modificar o nome do documento durante o envio ou posteriormente. É preciso que os documentos já tenham seus nomes definidos no computador de origem.

Ao terminar o envio, o sistema mostra uma lista de documentos que foram enviados em lote para o sistema e essa janela já pode ser fechada.

Clicando em ‘Documento’ no menu superior do sistema, temos um botão onde se vê ‘Meus Avulsos’. É nessa listagem que encontramos os documentos enviados em lote para o sistema.

Listagem de Documentos Avulsos

Agora podemos resolver o que fazer com cada um dos documentos. Inclusive excluir o documento do sistema caso haja algum problema com o mesmo.

Resolver o que fazer com um documento avulso

Quando escolhemos que o documento vai para assinatura, precisamos escolher onde salvá-lo e quem vai assinar o documento. A forma de escolha do local segue a nova forma de navegar entre as pastas do sistema. Ao clicar em uma pasta, o sistema coloca o nome da pasta em Pasta Selecionada e mostra as pastas existentes dentro da pasta selecionada. Caso erre em que pasta, tem uma opção de recomeçar. Pasta escolhida, clicar em ‘Escolher quem assina’.

Escolher onde salvar o documento

Escolher quem assina o documento

Marcar os assinantes desse documento e clicar em ‘Enviar Documento Para Assinatura’.

Essa ação dispara o restante do processo de incluir a folha de processo no documento com os assinantes e registrar o documento para Convites Pendentes desses assinantes.

Para documentos que vão somente para arquivamento o procedimento é o mesmo, mas não teremos a escolha de quem assina o documento.

Caso algum documento tenha falha no envio ou não seja localizado após o envio Avulso, é possível excluir o documento do sistema e reenviar o mesmo durante o processo de resolução do que fazer com cada documento avulso.