Novidades 2019

Envio de Documentos em Lote (Avulsos)

O envio em lote de documentos foi pensado para diminuir o tempo de interação e a repetição de ações durante o trabalho. Com as particularidades de cada documento, o envio de vários documentos em um único ato é difícil porque temos que determinar se são documentos para assinatura ou arquivamento, em que pasta eles devem ser guardados e quem são as pessoas que devem assiná-los.

Para tal, fizemos a divisão de tarefas dos documentos. Primeiro enviamos todos ao sistema e armazenamos a lista de documentos em um formulário chamado ‘Meus Avulsos’. Assim, posteriormente ao envio dos documentos, podemos escolher o que fazer com cada um deles.

Navegação entre Pastas do Sistema

A pesquisa de documentos agora se dá de forma diferente. Quando tratamos de todos os documentos do sistema, temos um volume muito grande de documentos e isso dificulta a localização do documento que procuramos. Da mesma forma o sistema fica com dificuldades de mostrar tantos documentos quando o usuário só precisa ver um deles a cada solicitação.  Imagine que temos um sistema para muitos usuários e todos querem encontrar seu documento no total de documentos armazenados. Com mais de 10 mil documentos armazenados, quando temos um grande número de usuários solicitando uma lista de documentos qualquer, temos muitas requisições simultâneas e que causam demora, principalmente em uma internet com tráfego limitado (Caso de algumas prefeituras de interior). É muita informação para servir para muitas pessoas ao mesmo tempo.

Pensando em diminuir o tempo de espera de cada usuário, limitamos a forma de pesquisa. Agora, ao selecionarmos uma pasta, o sistema vai buscar somente os documentos dessa pasta para mostrar ao usuário.  Novamente em um universo de 10 mil documentos, 30o documentos encontrados em uma pasta representam somente 3% do volume anteriormente pesquisado. Paginando em 30 documentos por página, reduzimos a pesquisa a 0,3% do total armazenado. Observando dessa forma temos um trabalho muito menor para servirmos a mais usuários ao mesmo tempo. Isso redunda em maior velocidade de resposta às requisições dos usuários.

Mostrar a folha de Processo só quando o documento estiver finalizado

Uma das questões mais ouvidas nos treinamentos é que o usuário não sabe se os documentos estão assinados e já podem ser compartilhados, impressos ou enviados para fora do sistema e que existe a possibilidade do documento ser enviado para um órgão externo, como um tribunal, sem as devidas assinaturas digitais.

O sistema já resolvia essa questão de duas formas: Mostrando um ícone verde ao lado dos documentos finalizados e apresentando os certificados eletronicamente quando os mesmos eram abertos em leitores de PDF com capacidade de ler certificados digitais.

Mesmo assim, alguns usuários imprimiam os documentos sem a devida conferência das certificações inseridas nos documentos e criavam confusão por falta de entendimento de um documento eletrônico.

Acrescentamos mais uma camada de segurança no processo. Novos documentos enviados só apresentam a folha de processo quando o documento estiver totalmente assinado. Enquanto faltar uma assinatura nos mesmos, a folha de processo não será exibida. O documento recebe as assinaturas mas não mostra a folha de processo. Claro que documentos enviados antes das modificações serão mostrados com a folha de processo antes mesmo de finalizados porque o sistema não pode modificar um documento após a colocação da primeira assinatura.

Sistema Integrado de Processo Eletrônico

Agora o sistema de assinatura digital ganha uma funcionalidade importante. Aquele que foi pensado para arquivamento de documentos e assinatura digital, agora integra todo um Sistema de Processo Eletrônico.

Essa integração faz com que os usuários envolvidos em modelos de processo tenham como iniciar um processo a partir dos modelos. Isso facilita o uso de processos porque cada usuário só pode criar processo nos quais esteja envolvido de algum forma. Mesmo que o sistema tenha centenas de modelos de processos, só os modelos de processos em que o usuário está inserido são mostrados como opção para ele.