Assinatura com Token – Lacuna


Assinatura com Token – Lacuna – Ajuda Digital

Uma das maiores novidades da versão 2019 do Assina Exato é a assinatura com Token diretamente no navegador. Para tal, o sistema vai precisar instalar um plug-in no seu navegador.

Quando um usuário registrado com Token estiver assinando um documento ou documentos em lote, o sistema vai verificar se o Web.Pki está instalado no seu navegador, caso não esteja, o sistema vai redirecionar o programa para a página de instalação da Lacuna e oferecer o download do instalador:

Clique em salvar arquivo.

Depois que o arquivo estiver baixado em sua máquina, abra a pasta onde o mesmo foi baixado e clique com o botão direito do mouse sobre o arquivo e escolha a opção PROPRIEDADES.

Desmarque o bloqueio do arquivo para que a instalação possa ser realizada sem falhas.

Depois de desmarcar, clique em OK e execute o instalador que agora está desbloqueado.


Será preciso concordar com os termos de uso e depois o botão de instalar estará ativo para ser clicado. Clique nele e siga os passos do instalador.

Ao final, o botão de concluir fica ativo. Clique em concluir e o sistema vai voltar para a página de assinatura do seu documento.

Desse ponto em diante, os Tokens e certificados que existirem no computador serão acessíveis pelo próprio navegador, sem necessidade de programas extras.

Sistema Integrado de Processo Eletrônico

A integração de processos eletrônicos é feita com dois grandes blocos de definições. O primeiro deles refere-se a fluxos de assinaturas e o segundo a fases do processo.

A ideia é criar modelos de processos onde determinamos o que tem que ser feito, quem tem que fazer e quando tem que ser feito.

Fluxo de Assinaturas

Inicialmente criamos ‘Fluxos de assinaturas’ que nada mais são que listas com as pessoas que assinam um documento. Sempre que precisarmos que algum pessoa assine um documento, escolhemos esse fluxo de assinaturas. Digamos que precisamos que duas pessoas assinem o mesmo documento, agregamos essas duas pessoas em um fluxo e elas serão inseridas na fase de assinatura de um documento.

Fases do Modelo de Processo

Após a criação de Fluxos de Assinatura, passamos a criação de Modelos de Processo. Primeiramente damos um nome para identificar o Modelo de Processo. Dessa forma, quando formos iniciar um processo, só precisamos escolher o nome correto do modelo e tudo que precisa ser feito nesse processo já estará previamente determinado.

As fases de um modelo de processo podem ser de 3 formas: 1 – Envio para Arquivamento; 2 – Envio para Aprovação e Assinatura; 3 – Envio para Assinatura;

1 – Envio para Arquivamento

O envio para arquivamento é usado quando precisamos enviar um documento que inicia um processo mas esse documento não precisa de nenhuma assinatura dentro do processo. Geralmente é usado para envio dos documentos scaneados do solicitante, formulários preenchidos com os dados do solicitante e que não precisem de mais nenhuma ação nos documentos. Esses documentos são salvos na pasta do processo para consulta pelos envolvidos no processo. Essa consulta pode ser feita para gerar outros documentos no processo de forma que relatórios, ofícios e demais documentos que componham o processo possam ser gerados pelos envolvidos.

2 – Envio para Aprovação e Assinatura

O envio para Aprovação e Assinatura é feito para documentos que precisam ser aprovados antes da assinatura definitiva. Geralmente um auxiliar gera um documento que precisa de aprovação de um superior para que outro possa assinar.  A informação de aprovação fica registrada no sistema como um aval ou uma confirmação que certo usuário do sistema viu e concordou com o conteúdo do documento dando maior segurança a quem assina que o documento está correto. Essa aprovação é opcional. Afinal, a assinatura do documento é a confirmação maior que o documento está aceito e correto.

3 – Envio para Assinatura

O envio de documento para assinatura é a primeira forma de uso do sistema de assinatura digital. Agora ele foi moldado para funcionar também dentro de um processo eletrônico. Assim sendo, segue os mesmos preceitos de envio de documento para assinatura mas fazendo parte de uma ou mais fases de um processo.

Qual o Passo-a-Passo de se gerar um Modelo de Processo?

a) Criamos os Fluxos de assinatura para cada documento que precise de assinatura no Modelo de Processo. Caso um Fluxo já exista em outro Modelo de Processo, podemos reaproveitá-lo, mas isso vai criar um vínculo entre os dois Modelos de forma que caso um deles precise de modificação, o outro modelo vai sofrer as mesmas modificações. Recomendamos que se crie um Fluxo de Assinaturas diferentes para cada Modelo de Processo.

b) Criamos um nome para o Modelo de Processo que queremos criar.  Esse será o identificador do processo quando formos criar o processo em si.

c) Criamos as fases do Modelo. Com as 3 opções, podemos compor todas as sequências de fases que quisermos e que o processo necessitar.

c.1) Ao escolhermos uma fase para arquivamento, precisamos determinar quem será o usuário do sistema que irá enviar o documento para arquivamento no processo. Colocamos uma descrição para essa fase de forma que ao ser solicitado ao usuário que ele envie um documento para arquivamento no processo, ele tenha noção de que ação ele tem que tomar. Escolhemos também a ordem que essa fase deve ser executada no processo.

c.2.) Ao escolhermos uma fase para Análise, precisamos escolher quem envia o documento para análise, quem analisa e aprova o documento, colocamos uma descrição sobre essa fase do processo e escolhemos a ordem que essa fase deve ser executada no processo. Observe que nessa opção, o sistema cria 2 fases vinculadas, uma para o envio e outra par aprovação do documento.

c.3.) A escolha mais completa é a escolha para assinatura de um documento. Escolhemos quem envia o documento e se ele precisa de aprovação. Precisando de aprovação, escolhemos quem aprova o documento e finalmente escolhemos e Fluxo de Assinaturas que precisam ser colocadas nesse documento. Observe que nessa opção, o sistema cria 3 ou mais fases vinculadas, uma para o envio,uma para aprovação e outras tantas quantas forem os assinantes no fluxo escolhido para assinatura do documento.


Agora temos um Modelo de Processo criado no sistema. Quando entramos no sistema, na tela inicial, temos um painel de Processos Abertos nos quais estamos envolvidos, outro painel de Processos Encerrados e que estamos envolvidos e um terceiros painel com os Processos que não estamos envolvidos mas que nos foram encaminhados por alguém que está envolvido no processo.

Acima desses painéis de processos, temos um botão que inicia processo. É a partir desse botão que desencadeamos a criação de um processo com muitos outros usuários. Todos envolvidos vêm em seus painéis, os processos abertos, Encerrados ou encaminhados. O encaminhamento de processo pode ser feito por qualquer usuário que faça parte de processo para qualquer outro usuário do sistema.

Novidades 2019

Envio de Documentos em Lote (Avulsos)

O envio em lote de documentos foi pensado para diminuir o tempo de interação e a repetição de ações durante o trabalho. Com as particularidades de cada documento, o envio de vários documentos em um único ato é difícil porque temos que determinar se são documentos para assinatura ou arquivamento, em que pasta eles devem ser guardados e quem são as pessoas que devem assiná-los.

Para tal, fizemos a divisão de tarefas dos documentos. Primeiro enviamos todos ao sistema e armazenamos a lista de documentos em um formulário chamado ‘Meus Avulsos’. Assim, posteriormente ao envio dos documentos, podemos escolher o que fazer com cada um deles.

Navegação entre Pastas do Sistema

A pesquisa de documentos agora se dá de forma diferente. Quando tratamos de todos os documentos do sistema, temos um volume muito grande de documentos e isso dificulta a localização do documento que procuramos. Da mesma forma o sistema fica com dificuldades de mostrar tantos documentos quando o usuário só precisa ver um deles a cada solicitação.  Imagine que temos um sistema para muitos usuários e todos querem encontrar seu documento no total de documentos armazenados. Com mais de 10 mil documentos armazenados, quando temos um grande número de usuários solicitando uma lista de documentos qualquer, temos muitas requisições simultâneas e que causam demora, principalmente em uma internet com tráfego limitado (Caso de algumas prefeituras de interior). É muita informação para servir para muitas pessoas ao mesmo tempo.

Pensando em diminuir o tempo de espera de cada usuário, limitamos a forma de pesquisa. Agora, ao selecionarmos uma pasta, o sistema vai buscar somente os documentos dessa pasta para mostrar ao usuário.  Novamente em um universo de 10 mil documentos, 30o documentos encontrados em uma pasta representam somente 3% do volume anteriormente pesquisado. Paginando em 30 documentos por página, reduzimos a pesquisa a 0,3% do total armazenado. Observando dessa forma temos um trabalho muito menor para servirmos a mais usuários ao mesmo tempo. Isso redunda em maior velocidade de resposta às requisições dos usuários.

Mostrar a folha de Processo só quando o documento estiver finalizado

Uma das questões mais ouvidas nos treinamentos é que o usuário não sabe se os documentos estão assinados e já podem ser compartilhados, impressos ou enviados para fora do sistema e que existe a possibilidade do documento ser enviado para um órgão externo, como um tribunal, sem as devidas assinaturas digitais.

O sistema já resolvia essa questão de duas formas: Mostrando um ícone verde ao lado dos documentos finalizados e apresentando os certificados eletronicamente quando os mesmos eram abertos em leitores de PDF com capacidade de ler certificados digitais.

Mesmo assim, alguns usuários imprimiam os documentos sem a devida conferência das certificações inseridas nos documentos e criavam confusão por falta de entendimento de um documento eletrônico.

Acrescentamos mais uma camada de segurança no processo. Novos documentos enviados só apresentam a folha de processo quando o documento estiver totalmente assinado. Enquanto faltar uma assinatura nos mesmos, a folha de processo não será exibida. O documento recebe as assinaturas mas não mostra a folha de processo. Claro que documentos enviados antes das modificações serão mostrados com a folha de processo antes mesmo de finalizados porque o sistema não pode modificar um documento após a colocação da primeira assinatura.

Sistema Integrado de Processo Eletrônico

Agora o sistema de assinatura digital ganha uma funcionalidade importante. Aquele que foi pensado para arquivamento de documentos e assinatura digital, agora integra todo um Sistema de Processo Eletrônico.

Essa integração faz com que os usuários envolvidos em modelos de processo tenham como iniciar um processo a partir dos modelos. Isso facilita o uso de processos porque cada usuário só pode criar processo nos quais esteja envolvido de algum forma. Mesmo que o sistema tenha centenas de modelos de processos, só os modelos de processos em que o usuário está inserido são mostrados como opção para ele.

Avulsos

Os documentos avulsos são novidade na versão 2019 do sistema. Uma das dificuldades detectadas nas versões anteriores era a forma de envio de documentos para o sistema para o usuário que precisa gerar muitos documentos para outros usuários assinarem. Normalmente, esse gerador de documentos precisava enviar cada documento individualmente e já escolher quem assina e em que pasta o documento deveria ser guardado.

Para quem faz um documento é normal, mas quem gera 40 ofícios por dia fica um processo repetitivo e demorado. Pensando em facilitar esse processo, criamos o envio de vários documentos de uma única vez. Assim, o usuário gera seus documentos e ao final, seleciona os mesmos no seu computador e os envia em uma janela em separado.

Abertura do Sistema

Já na tela inicial do sistema foi colocado um botão para enviar vários documentos em lote. Clicando nesse botão, o sistema abre uma janela em separado (permitir que o navegador abra uma janela em separado para que tal funcionalidade possa ser aproveitada) onde será possível selecionar vários documentos no computador para enviar ao sistema. Como a janela está aberta em separada, podemos selecionar os documentos, clicar em enviar e minimizar essa janela para que ela faça seu trabalho e libere as outras funcionalidades do sistema para que se possa seguir trabalhando em outras tarefas.

Documentos enviados com sucesso.

Observe que nesse caso, não podemos modificar o nome do documento durante o envio ou posteriormente. É preciso que os documentos já tenham seus nomes definidos no computador de origem.

Ao terminar o envio, o sistema mostra uma lista de documentos que foram enviados em lote para o sistema e essa janela já pode ser fechada.

Clicando em ‘Documento’ no menu superior do sistema, temos um botão onde se vê ‘Meus Avulsos’. É nessa listagem que encontramos os documentos enviados em lote para o sistema.

Listagem de Documentos Avulsos

Agora podemos resolver o que fazer com cada um dos documentos. Inclusive excluir o documento do sistema caso haja algum problema com o mesmo.

Resolver o que fazer com um documento avulso

Quando escolhemos que o documento vai para assinatura, precisamos escolher onde salvá-lo e quem vai assinar o documento. A forma de escolha do local segue a nova forma de navegar entre as pastas do sistema. Ao clicar em uma pasta, o sistema coloca o nome da pasta em Pasta Selecionada e mostra as pastas existentes dentro da pasta selecionada. Caso erre em que pasta, tem uma opção de recomeçar. Pasta escolhida, clicar em ‘Escolher quem assina’.

Escolher onde salvar o documento

Escolher quem assina o documento

Marcar os assinantes desse documento e clicar em ‘Enviar Documento Para Assinatura’.

Essa ação dispara o restante do processo de incluir a folha de processo no documento com os assinantes e registrar o documento para Convites Pendentes desses assinantes.

Para documentos que vão somente para arquivamento o procedimento é o mesmo, mas não teremos a escolha de quem assina o documento.

Caso algum documento tenha falha no envio ou não seja localizado após o envio Avulso, é possível excluir o documento do sistema e reenviar o mesmo durante o processo de resolução do que fazer com cada documento avulso.

Documentos

Os Documentos são a razão de existir do sistema de Assinatura Digital.

Qualquer documento criado em seu computador que possa ser transformado em PDF pode ser um documento enviado para o sistema.

Isso é importante porque o uso do sistema independe do programa gerador dos documentos.

Após entrar no sistema, o usuário acessa a árvore de documentos no menu ‘Documento’ onde se pode escolher entre ver ‘Todos os Documentos’, ‘Meus Documentos’, ‘Convites Assinados’, ‘Convites Pendentes’ e ‘Meus Avulsos’.

Opções de Pesquisa de Documentos

Ao escolher ‘Todos os Documentos’ ou ‘Meus Documentos’, o sistema apresenta uma lista de pastas à direita e a lista de documentos que constam na pasta escolhida. Ao clicar em uma outra pasta na lista de pastas apresentada, o sistema atualiza a lista de documentos existentes na pasta escolhida.

Nova forma de navegar entre as pastas.

Observem que agora a navegação entre pastas ficou mais intuitiva. Tanto na busca de Todos quanto na busca de Meus Documentos, o modelo de navegação é o mesmo.

Já no caso de Convites (assinados ou pendentes) a listagem não separa por pastas. Os documentos são listados por data do mais recente ao mais antigo. Como os documentos pendentes têm uma tendência de serem levados a assinados, a lista de pendentes deve sempre ser pequena. Já a lista de Assinados é grande e pode gerar várias páginas com 30 registros por vez.

O último botão de Documentos é o botão de ‘Meus Avulsos’. Esse botão lista os documentos que foram enviados para o sistema mais ainda não têm uma definição do que deve ser feito com ele. Para esse modelo de documento, temos mais detalhes aqui.

Certificados

Os certificados digitais são a segurança do documento.

O certificado é adquirido do ICP-Brasil através de diversas certificadoras existentes no Brasil.

Nosso sistema faz a colocação de até 16 certificados em um documento sem invalidar as assinaturas anteriores.

Cada usuário só pode enviar um certificado para o sistema. O certificado deve está dentro da validade e pertencer ao CPF/CNPJ do usuário cadastrado.  Portanto, ao cadastrar um usuário é imperativo que o CPF/CNPJ do mesmo esteja correto.

Quando o certificado perder a validade de uso impedindo a assinatura de novos documentos, os documentos assinados anteriormente seguem válidos.

O próprio usuário envia seu certificado para o sistema.

Ao clicar no Menu Certificado, é mostrado o certificado cadastrado para esse usuário com a opção de apagar o certificado. Caso não tenha o certificado no sistema, o usuário pode enviar clicando em Enviar Seu Certificado.

Ao enviar o certificado é preciso informar a senha do mesmo. A senha é usada para abrir e verificar validade e propriedade do certificado.
Sempre que o certificado for usado, o sistema vai solicitar a senha.
O sistema NÃO GUARDA a senha do certificado por questões de segurança.

 

Documentos

Os Documentos são a razão de existir do sistema de Assinatura Digital.

Qualquer documento criado em seu computador que possa ser transformado em PDF pode ser um documento enviado para o sistema.

Isso é importante porque o uso do sistema independe do programa gerador dos documentos.

Após entrar no sistema, o usuário é levado a lista dos seus documentos enviados.

Através de filtros, é possível encontrar também documentos de outros usuários para os quais foi solicitado assinatura e/ou leitura.

Clicando em Enviar Novo Documento, o usuário é levado a tela de envio de novos documentos.
Selecione a Pasta onde o documento será guardado.
Dê um Nome Único ao documento.
Selecione todos Que Devem Assinar o documento.
Informe se Você Vai Assinar o documento.
Selecione o Documento no seu computador e clique em Enviar.

O processo de envio de documento envolve diversas tarefas. O sistema registra os assinantes, inclui uma folha de processo com QRCode, link de acesso direto ao documento. Em todas as demais folhas do documento é colocada a Data e Hora de envio.

Também envia-se um aviso por email a todos os convidados a assinar.

Finalmente, o sistema envia o documento para o servidor de arquivos e registra todo o processo em banco de dados.

Ao final, o sistema volta para a lista de documentos mostrando a situação de cada documento enviado e as ações possíveis para cada um deles.

Para ver o documento, clique no link  e veja a imagem do documento e o histórico das ações ocorridas com ele.

 

Para assinar o documento, clique no link , digite a senha de seu certificado.

 

Documentos enviados pelo próprio usuário podem ser excluídos clicando em

Documentos enviados por outro usuário podem ter assinatura recusada  clicando em

Documentos recusados só podem ser excluídos pelo usuário que enviou o documento. Isso faz com que o proprietário do documento saiba exatamente porque esse documento perde a utilidade.

Pastas

As pastas são as unidades de armazenamento e organização dos documentos. A primeira pasta do Sistema é criada com a instalação do sistema e deve ter o mesmo nome da entidade contratante.

Todas as outras pastas criadas posteriormente são subpastas dessa pasta inicial.

De forma padrão, as pastas são criadas para cada unidade de trabalho. Ex.: Administração, Educação, Saúde, etc…

Inicialmente são criadas pastas subordinadas à entidade contratante e essas são designadas à usuários administrativos que ficam responsáveis por essa pasta e demais subpastas criadas a partir desse ponto.

Ao clicar em Pasta no menu superior, o Sistema mostra a árvore de pastas disponíveis para esse usuário.

É possível criar novas pastas clicando no botão. Para apagar pastas, basta clicar sobre o nome da pasta.

Para Criar uma nova pasta, escolha qual será sua pasta superior marcando a caixa de seleção ao lado da pasta desejada.

Qualquer usuário pode criar pastas e somente o criador tem possibilidade de apagá-la do Sistema. Mas mesmo depois de apagada, os documentos existentes dentro da pasta não são removidos. São relocados para a pasta imediatamente superior à pasta removida. Isso garante que nenhum documento seja excluído inadvertidamente.

Informações Gerais

O Sistema de Assinatura Assina Exato é uma plataforma na internet que consiste de 3 partes (Máquinas Exclusivas):

1.Máquina Virtual com aplicativo web que responde às solicitações dos usuários. Recebe os certificados, os documentos e os dados dos usuários para controlar todas as ações;

2.Banco de Dados Relacional para guardar as informações de uso do sistema tais como senhas dos usuários, pastas criadas, documentos enviados e o histórico das ações;

3.Serviço de Armazenamento de Arquivos que guarda os certificados e documentos enviados organizados dinamicamente de acordo com as solicitações dos usuários.

O Sistema de Assinatura Assina Exato possui 3 perfis básicos de usuários:

1.Administradores;
2.Assinantes;
3.Visitantes;

Além dos perfis básicos, temos:

1.Desenvolvedor;
SU – Super Usuário;