Processo conceitualmente para o sistema é um conjunto de documentos guardados em uma pasta com um determinado fim.

Como processo, esses documentos ficam agrupados para estabelecer um trâmite legal interno de uma entidade. Dentro de um processo temos documentos assinados por diversas pessoas. Alguns desses documentos necessitam somente de uma assinatura mas outros necessitam de mais de um assinante para que tenham a validade legal e jurídica aceita.

Para que o processo seja controlável, ele passa por fases e os documentos necessitam de um conjunto específico de assinaturas. Um documento inicial pode ensejar a criação de outros documentos que necessitam de assinaturas de outros usuários que vão se incorporando ao processo através das fases predefinidas.

Na tela inicial do sistema, o usuário clica em iniciar novo processo.
O sistema mostra o formulário de inclusão de processo listando inicialmente os Modelos de Processo nos quais o usuário está envolvido. Modelos de Processo que não têm o usuário incluído em qualquer fase não são ofertados como opção de Modelo de Processo.

O usuário seleciona o modelo desejado e o sistema preenche uma descrição inicial do processo baseado no modelo anteriormente criado. O usuário pode complementar ou trocar a descrição por uma descrição mais específica desse processo.

O usuário seleciona a pasta onde o processo será guardado.

Finalmente o usuário inicia o processo.

Nesse ato, o sistema pega o modelo de processo escolhido, salva na tabela de processo, vincula as fases baseadas nos modelos de fases desse modelo de processo para o processo efetivo na tabela fase. Os usuários envolvidos em qualquer fase do modelo de processo passam a receber a informação que um processo está pendente de sua ação.

Observe que na tela de verificação do Processo temos os Documentos já enviados ao processo, um histórico do que aconteceu e ainda está para acontecer no processo e um sistema de comentários que não faz parte de qualquer fase do processo mas que os usuários podem deixar instruções para os demais envolvidos no processo. Isso facilita a comunicação entre os envolvidos sem interferir na documentação enviada para o processo.

Processo encerrados podem ser encaminhados à outros usuários do sistema sem envolvimento direto nesse processo. Ex.: Um secretário de uma pasta pode encaminhar um processo de licenciamento para outra secretaria agilizando os demais processos dentro da entidade.

E os meus documentos, onde foram parar? – Eles estão no menu superior em ‘DOCUMENTOS’.